Список дел, который к вечеру так и не удалось закрыть, это настолько частая проблема, что её измеряли в опросах: LinkedIn опросил более 6500 специалистов по всему миру, и только 11% из них сказали, что успевают за рабочий день выполнить всё запланированное. Среди основных проблем опрошенные отмечали незапланированные звонки, письма и встречи.
Метод 1-3-5 решает эту проблему за счёт того, что в список на день попадает не больше задач, сколько в этот день реально помещается.
Что такое метод 1-3-5
Метод подразумевает, что каждый день нужно планировать с вечера, причём делать это нужно по принципу 1-3-5: за день можно сделать одну большую задачу, три средних и пять мелких. Всего получается девять пунктов, а всё остальное остаётся ждать своей очереди в общем списке.
Правило придумала Алекс Кавулакос, сооснователь карьерной платформы The Muse.
Научного исследования за этим методом нет, зато у проблем, которые оно помогает решить, есть вполне научные объяснения, которые мы также рассмотрим.
Как составить список 1-3-5
- Соберите все дела в одном месте. Сначала нужен один общий список, из которого вы будете выбирать задачи на следующий день.
- Выберите девять задач на завтра. Одну большую, три средних и пять мелких. Что считать большой задачей, каждый решает сам. Можно ориентироваться на предполагаемый объем времени: большая задача займёт полдня, средняя час-два, мелкая минут 15. Можно на уровень усилий: подготовить презентацию для клиента тяжелее, чем разобрать почту, даже если по времени выходит похоже. А можно на то, насколько задача важна лично для вас.
- Составляйте список накануне. Хватит нескольких минут в конце рабочего дня, и тогда утром уже не придётся решать, за что взяться, можно сразу начинать.
- Если день слишком загружен, берите меньше задач. Правило девяти задач рассчитано на день, в котором есть время спокойно поработать. Если половину дня занимают встречи, сократите список, например до одной большой, двух средних и трёх мелких задач. А если в течение дня обычно прилетает что-то срочное, оставьте одну среднюю и две мелкие строчки пустыми и заполняйте их по ходу дня.
Ограничение нужно, чтобы вы сами чётко решали, на что уйдёт день. Когда первоочерёдные и самые важные дела не определены заранее, время тратится на то, что подвернулось под руку: письма, просьбы коллег, мелочи, которые можно быстро закрыть.
С понятным планом ещё и проще реагировать на новые срочные поручения. Сразу видно, что нужно подвинуть, если взять ещё одно дело. Например, можно согласиться сделать презентацию к трём часам и тут же предупредить, что отчёт тогда будет готов только завтра.
Почему в этом есть смысл: что говорят исследования
Сам метод 1-3-5 отдельно не изучали, но у каждой его части есть научное объяснение.
Дела почти всегда занимают больше времени, чем кажется
Психологи называют это ошибкой планирования. В одном из самых известных исследований по этой теме студентов попросили предсказать, когда они сдадут свои дипломные работы. В среднем они называли 34 дня, а в реальности у них ушло на это 55,5 дней. Когда мы составляем прогноз, мы думаем о том, как будем выполнять задачу, предполагая самые оптимистичные сценарии, и почти не вспоминаем, сколько на самом деле занимали похожие дела раньше с учётом всех факторов.
Поэтому список из 20 дел, который вечером кажется реалистичным, на практике занимает больше времени, чем поместится в сутки. Ограничение этого списка до девяти пунктов снижает риски не успеть закончить всё, пусть и полностью его не убирает. Девять задач тоже могут не поместиться в ваш день, если каждая займёт больше времени, чем вы рассчитывали.
Подробнее о том, откуда берётся ошибка планирования и как её учитывать, мы рассказали в отдельной статье.
Большую задачу проще оценить, если разбить её на шаги
Сложные задачи, как правило, недооценивают при попытке предположить сколько времени они займут. Однако, если перед оценкой времени на такую задачу продумать, из каких шагов она состоит, прогноз получится реалистичнее, и чем больше в задаче составных частей, тем заметнее разница.
Поэтому главную задачу дня стоит разложить на шаги ещё вечером, когда составляете список. Если шагов набирается слишком много, то это уже не одна задача, а скорее проект из нескольких задач, а значит и список на завтра стоит составлять из них.
Конкретный план помогает не думать о делах раньше времени
Незаконченные дела продолжают крутиться в голове даже когда рабочий день уже закончен. В проведённых экспериментах мысли о задачах мешали участникам понимать прочитанный текст и решать посторонние задачи, но когда участники составляли конкретный план, то есть решали, что именно, когда и где сделают, эти мысли переставали мешать.
Помочь с этим мог только конкретный план. Если человек перебирал разные варианты и так и не выбирал один из них, то дела продолжали его отвлекать. Тем не менее, стоит отметить, что план избавлял участников эксперимента от навязчивых мыслей, но не от беспокойства за задачи: волновались они так же, просто дела больше не мешали сосредоточиться на другом.
В списке 1-3-5 уже понятно, что и в какой день вы делаете. Для большой задачи стоит сразу решить и остальное: во сколько вы за неё сядете и с чего начнёте.
Больше всего мотивируют задачи, которые важны лично вам
Исследователи из Гарвардской школы бизнеса разобрали почти 12 000 дневниковых записей сотрудников из семи компаний. Сильнее всего на настроение и мотивацию за рабочий день влияло ощущение, что им удалось продвинуться в значимой работе, пусть даже на небольшой шаг. Значимой здесь считается работа, которая важна самому человеку, какой бы скромной она ни казалась со стороны.
Поэтому среди девяти пунктов в списке дел на день стоит оставить место для дела, которое важно именно вам. Удобнее всего отдать под него большую задачу, чтобы оно не потерялось среди мелочей, которые проще и быстрее закрыть.
Если что-то не складывается
Большая задача не помещается в день: скорее всего, внутри неё зашито несколько задач, и нужно разбить её на шаги и взять в список только один из них.
Большая задача всё время переезжает на завтра: начинайте день именно с неё, пока его не заполнили срочные мелочи.
Список всё равно не закрывается: посмотрите, сколько времени на самом деле занимали ваши средние и мелкие задачи, и сократите их количество (вместо 1-3-5 используйте метод 1-2-3 с шестью задачами на день).
Как вести список 1-3-5 в keenee
Вести такой список можно где угодно, хоть в блокноте. Но в keenee есть функции, которые с этим методом хорошо сочетаются.
Приоритеты. Задачи в keenee можно группировать по приоритетам: высокий, средний, низкий и без приоритета для дополнительных задач. Для списка 1-3-5 приоритеты удобно использовать как метки размера: высокий у большой задачи, средний у трёх средних, низкий у пяти мелких. Так весь список сразу разложен по уровням.
Время на задачу. Встроенный таймер на задачах показывает, сколько на самом деле ушло времени на них. Время также можно вписать и вручную, если вы забыли включить таймер, или не хотите его использовать. Перед тем как выбирать девять дел на завтра, загляните, сколько времени занимали похожие задачи раньше.
Автоперенос задач. Незакрытая задача переезжает на другой день автоматически и без лишних действий.
Связь с целями. Задачу можно привязать к цели или сфере жизни. Так легче проверить, есть ли в сегодняшнем списке что-то по-настоящему важное для вас.
Вывод
Метод 1-3-5 помогает составить список, который действительно помещается в день. Главное выбирать задачи заранее, закладывать на них чуть больше времени, чем кажется нужным, и оставлять в списке место для того, что важно лично для вас.
Попробовать можно уже сегодня вечером: просто выберите девять дел на завтра.
Читать дальше: Почему мы все откладываем на понедельник · Почему вы не укладываетесь в сроки и как это исправить · keenee: полный обзор приложения — цели, привычки, задачи и AI-навигатор
